Дистанционная работа: новые риски для работодателя

Коротко: Дистанционного работника можно уволить по инициативе работодателя, если он без уважительной причины не выходит на связь дольше двух рабочих дней подряд после запроса работодателя (статья 312.8 ТК РФ). Работодатель обязан обеспечить сотрудника оборудованием либо компенсировать использование личной техники (статья 312.6 ТК РФ), а тотальный контроль рабочего времени через слежку рискует обернуться трудовым спором.

Ниже приведен подробный разбор обязанностей работодателя при организации дистанционной работы, оснований для увольнения и дисциплинарной ответственности удаленных сотрудников, правил охраны труда и защиты информации, а также практических рисков, которые чаще всего приводят к трудовым спорам.

Какие обязанности возникают у работодателя при переводе сотрудника на дистанционную работу?

Дистанционная работа регулируется главой 49.1 Трудового кодекса РФ (статьи 312.1–312.9 ТК РФ). Условие о выполнении трудовой функции дистанционно фиксируется в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении к уже действующему договору — устной договоренности недостаточно (статьи 312.1, 312.2 ТК РФ). В договоре имеет смысл сразу закрепить: порядок и способы взаимодействия сторон, режим рабочего времени и времени отдыха, перечень оборудования и программных средств, порядок компенсации расходов и основания для временного перевода на дистанционную работу. Отдельная практическая ловушка — привлечение удаленных исполнителей как самозанятых вместо оформления трудовых отношений: если фактически сложились признаки трудового договора (постоянство функции, подчинение графику, интеграция в структуру компании), отношения переквалифицируют в трудовые, а работодателю доначислят взносы и штрафы. Подробнее о критериях такой переквалификации — в материале «Самозанятый работает как штатный сотрудник: когда отношения признают трудовыми и чем рискует бизнес».

Кто оплачивает оборудование и расходы дистанционного работника?

По общему правилу дистанционный работник использует оборудование, программно-технические средства и средства защиты информации, предоставленные или рекомендованные работодателем (статья 312.6 ТК РФ). Если стороны договорились, что работник применяет собственную или арендованную технику, работодателю придется:

• либо предоставить оборудование, программное обеспечение и средства защиты информации самостоятельно;
• либо выплатить компенсацию за использование личного или арендованного оборудования работника;
• и в любом случае возместить расходы, связанные с использованием такого оборудования (интернет, связь, электроэнергия и т.п.).

Порядок, сроки и размер компенсации и возмещаемых расходов определяются коллективным договором, локальным нормативным актом либо трудовым договором о дистанционной работе (дополнительным соглашением к нему) — статья 312.6 ТК РФ. Дополнительно статья 312.5 ТК РФ гарантирует дистанционному работнику оплату труда на условиях, определенных трудовым договором, независимо от места выполнения работы: платить меньше только на том основании, что сотрудник работает из дома или другого региона, нельзя.

Как контролировать рабочее время дистанционного сотрудника, не нарушая закон?

Обязанность вести точный учет отработанного времени (статья 91 ТК РФ) сохраняется и для дистанционных работников, но режим рабочего времени и времени отдыха такой работник по общему правилу устанавливает себе сам, если иное прямо не закреплено трудовым договором, локальным нормативным актом или порядком взаимодействия сторон (статья 312.4 ТК РФ). Из этого следует главный практический риск: постоянное видеонаблюдение, принудительное удержание камеры включенной весь рабочий день или сплошной скриншотинг рабочего стола выходят за рамки разумного контроля, если такой порядок не согласован сторонами прямо и однозначно, и создают почву для спора о нарушении права работника на неприкосновенность частной жизни. Разбор границ допустимого видеоконтроля — в материалах «Контроль сотрудников через камеры и трекеры: что закон разрешает» и «Работодатель требует постоянно держать камеру включённой на удалёнке: где границы контроля». Более безопасный и юридически устойчивый способ контроля — учет по результатам труда (постановка задач со сроками, фиксация выполнения в корпоративной системе), закрепленный локальным актом, а не непрерывное наблюдение за процессом.

Когда можно уволить дистанционного работника за молчание?

Статья 312.8 ТК РФ дает работодателю дополнительное (по сравнению с общими основаниями статьи 81 ТК РФ) основание расторгнуть трудовой договор с дистанционным работником по своей инициативе. Ключевое условие — работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, дольше двух рабочих дней подряд считая со дня направления работодателем соответствующего запроса, если более длительный срок для ответа не установлен трудовым договором, дополнительным соглашением к нему или локальным нормативным актом. Срок в два рабочих дня — это минимальная гарантия для работника: договором его можно только удлинить, но не сократить. Второе, самостоятельное основание той же статьи — работник сменил место выполнения трудовой функции, и это делает невозможным исполнение обязанностей на прежних условиях.

Для безопасного применения этого основания работодателю важно доказуемо зафиксировать факт направления запроса (электронная почта, корпоративный мессенджер, система документооборота — способ, согласованный сторонами) и отсутствие ответа в установленный срок. Без подтверждения самого факта запроса увольнение по статье 312.8 ТК РФ с высокой вероятностью будет признано незаконным при обращении работника в суд.

Кто отвечает за охрану труда и несчастные случаи на удаленке?

Общая обязанность работодателя обеспечивать безопасные условия труда (статья 214 ТК РФ) для дистанционных работников действует с особенностями, установленными статьей 312.7 ТК РФ. Специальная оценка условий труда рабочего места дистанционного работника, расположенного вне территории и объектов работодателя, не проводится — эта обязанность прямо снята законом. Вместе с тем за работодателем сохраняются: ознакомление работника с требованиями охраны труда при использовании оборудования и средств, рекомендованных или предоставленных работодателем; информирование о рисках, связанных с выполнением дистанционной работы; расследование и учет несчастных случаев, произошедших с дистанционным работником в период выполнения трудовой функции, — по правилам главы 36 ТК РФ с учетом особенностей дистанционного формата. На практике доказать, что травма или иное происшествие связаны именно с выполнением трудовых обязанностей, а не с бытовой обстановкой дома, сложнее, чем на обычном рабочем месте, поэтому порядок фиксации рабочего времени и задач приобретает дополнительное доказательственное значение.

Как защитить конфиденциальную информацию при дистанционной работе?

Использование личных устройств, домашних сетей и передача данных вне контролируемого периметра компании увеличивают риск утечки коммерческой тайны и персональных данных. Для дистанционного формата стоит закрепить: соглашение о неразглашении конфиденциальной информации как приложение к трудовому договору, конкретный перечень сведений, отнесенных к коммерческой тайне (с учетом требований к режиму такой тайны), правила использования средств защиты информации, рекомендованных работодателем в порядке статьи 312.6 ТК РФ, и порядок действий при инциденте (компрометации доступа, утере устройства). Отдельного внимания требует обработка персональных данных клиентов и сотрудников вне офиса — здесь применяются общие требования законодательства о персональных данных, а не специальные нормы о дистанционной работе. Постановка этих процессов подробно разобрана в услуге «Защита персональных данных».

Что делать при временном переводе на дистанционную работу в исключительных случаях?

Статья 312.9 ТК РФ позволяет работодателю временно перевести работника на дистанционную работу без его согласия в исключительных случаях: катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия или эпизоотия и иные ситуации, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения (либо его части), а также при соответствующем решении органа государственной власти или местного самоуправления. Перевод оформляется распоряжением (локальным нормативным актом) работодателя, работник знакомится с ним, изменения в трудовой договор при этом не вносятся, а перевод действует на период сохранения обстоятельства, послужившего основанием. По окончании такого периода работника переводят обратно на прежнее рабочее место.

Частые вопросы

Можно ли уволить дистанционного работника, если он не вышел на связь всего один раз?

Нет. Основание статьи 312.8 ТК РФ применяется только при непрерывном отсутствии взаимодействия без уважительной причины дольше двух рабочих дней подряд (либо более длительного срока, если он закреплен трудовым договором, дополнительным соглашением или локальным актом), и только после того, как работодатель направил работнику конкретный запрос по вопросам работы. Единичная задержка ответа сама по себе увольнением не грозит.

Что грозит работодателю, если он не обеспечил дистанционного сотрудника оборудованием и не выплатил компенсацию за использование личной техники?

Работник вправе требовать выплаты компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием личного оборудования, в досудебном или судебном порядке (статья 312.6 ТК РФ). Отсутствие таких условий в трудовом договоре, дополнительном соглашении или локальном акте не освобождает работодателя от обязанности, а повышает риск трудового спора и претензий при проверке государственной инспекции труда.

Нужно ли работодателю вставать на налоговый учет в другом регионе, если сотрудник работает удаленно из другого субъекта РФ?

Сам по себе факт удаленной работы сотрудника из другого региона не образует обособленного подразделения в значении пункта 2 статьи 11 Налогового кодекса РФ: для этого требуется создание стационарных рабочих мест на срок больше месяца. Домашнее рабочее место дистанционного работника, как правило, таким признаком не обладает, но конкретную ситуацию стоит оценивать по фактическим обстоятельствам.

Как перевести сотрудников на дистанционную работу без их согласия при чрезвычайной ситуации?

Только в случаях, прямо перечисленных в статье 312.9 ТК РФ, — при катастрофах, авариях, эпидемиях и других исключительных обстоятельствах либо по решению органа государственной власти или местного самоуправления. Перевод оформляется распоряжением работодателя, действует на период сохранения обстоятельства и не требует изменения трудового договора.

Можно ли уволить дистанционного работника, если он переехал в другую страну и продолжает работать удаленно?

Само по себе изменение места жительства не основание для увольнения. Работодатель вправе прекратить договор по статье 312.8 ТК РФ, только если переезд действительно делает невозможным исполнение обязанностей на прежних условиях. Отдельный практический риск здесь — постоянная доступность работника вне графика: если работодатель требует реагировать в рабочих чатах после окончания смены, это может быть квалифицировано как переработка, разбор — в материале «Работодатель требует отвечать в рабочих чатах после смены: когда это считается переработкой».

Краткая сводка: обязанности и риски работодателя при дистанционной работе

• Условие о дистанционной работе фиксируется трудовым договором или дополнительным соглашением к нему (статьи 312.1, 312.2 ТК РФ).
• Работодатель обеспечивает работника оборудованием либо компенсирует использование личной техники и связанные расходы (статья 312.6 ТК РФ), а оплата труда не может быть снижена из-за дистанционного формата (статья 312.5 ТК РФ).
• Уволить дистанционного работника за молчание можно только при непрерывном отсутствии связи без уважительной причины дольше 2 рабочих дней после запроса работодателя, либо при смене места работы, делающей исполнение обязанностей невозможным (статья 312.8 ТК РФ).
• Тотальный видеоконтроль и скриншотинг без прямого согласования порядка взаимодействия сторон (статья 312.4 ТК РФ) создают риск спора о нарушении неприкосновенности частной жизни.
• За работодателем сохраняются обязанности по расследованию несчастных случаев и информированию о рисках, но спецоценка домашнего рабочего места не проводится (статьи 312.7, 214 ТК РФ).
• Временный перевод на удаленку без согласия работника возможен только в исключительных случаях по статье 312.9 ТК РФ.

Таким образом, дистанционная работа снимает часть административных издержек, но не снимает с работодателя обязанностей по обеспечению работника всем необходимым, охране труда и защите информации — а нарушение порядка увольнения по статье 312.8 ТК РФ или неоформленный контроль рабочего времени остаются одними из самых частых оснований для трудовых споров. Закрепление правил взаимодействия, компенсаций и порядка увольнения непосредственно в трудовом договоре и локальных актах — главный способ снизить эти риски.

С уважением, адвокат Анатолий Антонов, управляющий партнер адвокатского бюро «Антонов и партнеры».

Адвокатское бюро «Антонов и партнеры» готово оказать юридическую помощь по всем категориям дел в любых регионах России. Эффективно и качественно решаем возникшие у Вас юридические задачи любой сложности.

Получить дополнительную информацию или ознакомиться с нашими услугами по данной теме можно по ссылкам ниже:

• Трудовые споры
• Абонентское юридическое сопровождение бизнеса
• Защита персональных данных