Является ли табель учёта рабочего времени персональными данными?

Добрый день! Является ли табель учёта рабочего времени персональными данными?

Адвокат Антонов А.П.

Здравствуйте!

Коротко: Да, являются. Фамилия, должность, табельный номер, отработанные часы и коды неявок относятся к конкретному работнику, а потому подпадают под определение персональных данных в статье 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Работодатель обрабатывает их как оператор и без согласия работника.

Ниже приведен подробный разбор правовых норм, исключений и практических вариантов.

Почему сведения из табеля считаются персональными данными?

Статья 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ определяет персональные данные предельно широко: это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу. Закон не требует, чтобы сведения были секретными, чувствительными или как-то особо ценными. Достаточно того, что по ним можно понять, о каком именно человеке идёт речь. Табель этому критерию отвечает полностью: он и составляется для того, чтобы отразить работу каждого конкретного сотрудника поимённо.

В типовом табеле работодатель фиксирует:

• фамилию, имя и отчество работника;
• табельный номер — идентификатор, закреплённый за конкретным человеком;
• должность и структурное подразделение;
• количество отработанных часов и дней по каждой дате месяца;
• условные обозначения неявок: болезнь, отпуск, командировка, отпуск без сохранения заработной платы, прогул.

Последний пункт особенно важен. Код временной нетрудоспособности косвенно сообщает о состоянии здоровья работника, а такие сведения статья 10 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ относит к специальной категории персональных данных с более строгим режимом обработки. Именно поэтому обращаться с табелем как с «обычной бухгалтерской бумажкой», которую можно положить на общий стол или переслать в рабочий чат, нельзя.

Кто является оператором персональных данных при ведении табеля?

Оператор — это лицо, которое организует и (или) осуществляет обработку персональных данных и определяет её цели и состав (статья 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Применительно к табелю оператором выступает работодатель — организация или индивидуальный предприниматель, а не кадровик, бухгалтер или руководитель подразделения, который физически заполняет форму. Эти сотрудники действуют от имени работодателя, и ответственность перед работником несёт именно он.

Из статуса оператора вытекает набор обязанностей. Работодатель принимает локальный нормативный акт о порядке хранения и использования персональных данных работников и знакомит с ним персонал под роспись (статьи 86 и 87 Трудового кодекса РФ). Он ограничивает доступ к табелю кругом лиц, которым эти сведения нужны по должностным обязанностям, назначает ответственного за организацию обработки, принимает меры защиты по статье 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Кроме того, работодатель подаёт в Роскомнадзор уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных (статья 22 названного закона) — после поправок, вступивших в силу с 1 сентября 2022 года, прежние широкие исключения из этой обязанности не действуют.

Нужно ли согласие работника на обработку данных табеля?

Нет, отдельное согласие для ведения табеля работодателю не требуется, и отказ работника «дать согласие» не освобождает работодателя от обязанности вести учёт. Согласие — лишь одно из оснований обработки, перечисленных в части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, и в данном случае работают другие:

• Требование закона. Статья 91 Трудового кодекса РФ прямо обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Обработка, необходимая для исполнения возложенной законом обязанности, согласия не требует (пункт 2 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
• Исполнение трудового договора. Без табеля невозможно начислить заработную плату, оплатить сверхурочную и ночную работу, работу в выходные, рассчитать отпускные и средний заработок. Обработка для исполнения договора, стороной которого является сам работник, также идёт без согласия (пункт 5 части 1 статьи 6 того же закона).
• Цели, названные в Трудовом кодексе РФ. Статья 86 Трудового кодекса РФ разрешает обрабатывать данные работника в целях обеспечения соблюдения законов, содействия в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы и сохранности имущества.

Границы у этой свободы жёсткие. Объём сведений должен соответствовать заявленной цели: вносить в табель данные, не связанные с учётом рабочего времени, нельзя (статья 86 Трудового кодекса РФ, часть 5 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Форму табеля работодатель вправе утвердить сам — статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» позволяет руководителю утверждать формы первичных учётных документов; организации бюджетной сферы применяют формы, утверждённые Минфином России.

Можно ли передавать табель третьим лицам?

Общее правило задано статьёй 88 Трудового кодекса РФ: работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия, кроме случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в иных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или другими федеральными законами. Сведения о состоянии здоровья работника защищены особо. Дальше всё зависит от того, кто именно запрашивает табель.

Отдельно отметим частую ошибку: вывешивание табеля на информационном стенде, рассылка файла по общей корпоративной почте или публикация в рабочем чате — это распространение персональных данных неопределённому кругу лиц, а не «внутренняя рабочая переписка». Пределы допустимого при таких спорах разъяснены в материале Верховный Суд РФ разъяснил правила рассмотрения споров о защите персональных данных граждан.

Сколько хранится табель учёта рабочего времени?

Сроки хранения кадровых и учётных документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

• Обычные условия труда — табели (графики), журналы учёта рабочего времени хранятся пять лет.
• Тяжёлые, вредные и опасные условия труда — срок увеличен до пятидесяти лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и до семидесяти пяти лет для более ранних; такое разграничение установлено статьёй 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• После истечения срока — документы уничтожаются по акту. Хранить персональные данные дольше, чем требует цель обработки, закон не разрешает (часть 4 статьи 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Длинный срок хранения объясняется просто: табель подтверждает стаж, в том числе льготный, и служит доказательством в спорах о заработной плате и о назначении пенсии. Поэтому досрочно уничтожать его рискованно — восстановить сведения потом будет практически невозможно.

Как работник может получить свои данные из табеля?

Право на доступ к собственным данным закреплено сразу в двух законах: статья 89 Трудового кодекса РФ даёт работнику право на полную информацию о своих персональных данных и их обработке, свободный бесплатный доступ к ним и получение копии любой записи, содержащей его персональные данные; статья 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ закрепляет то же право за любым субъектом персональных данных. Порядок действий такой:

1. Составьте письменное заявление на имя работодателя: укажите фамилию и должность, какие сведения нужны (выписка из табеля за конкретный период), в какой форме — копия, выписка или ответ на бумаге.
2. Подайте заявление под отметку о принятии на своём экземпляре или направьте заказным письмом с описью вложения — так у Вас останется доказательство обращения.
3. Дождитесь ответа. Копии документов, связанных с работой, выдаются по статье 62 Трудового кодекса РФ не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления и бесплатно. На запрос, поданный по Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ, оператор отвечает в течение десяти рабочих дней; срок может быть продлён не более чем на пять рабочих дней с уведомлением заявителя о причинах (статья 20 названного закона).
4. Если данные неточны, потребуйте их уточнения или блокирования — такое право прямо предусмотрено статьёй 89 Трудового кодекса РФ и статьёй 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
5. При отказе или молчании обратитесь в Государственную инспекцию труда, в Роскомнадзор или в суд. Требования к работодателю можно заявить и в рамках трудового спора — см. материал Индивидуальный трудовой спор.

Какая ответственность наступает за разглашение данных из табеля?

Статья 90 Трудового кодекса РФ прямо указывает: лица, виновные в нарушении требований о защите персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной — в зависимости от характера нарушения.

• Дисциплинарная. Разглашение персональных данных другого работника, ставших известными в связи с исполнением трудовых обязанностей, — самостоятельное основание для увольнения по подпункту «в» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.
• Административная. Нарушение правил обработки персональных данных влечёт ответственность по статье 13.11 КоАП РФ. Санкции дифференцированы по составам и по субъекту: для организаций они кратно выше, чем для граждан и должностных лиц, а Федеральным законом от 30.11.2024 № 420-ФЗ в эту статью добавлены самостоятельные, заметно более строгие составы за утечку персональных данных. Актуальный размер штрафа по конкретному составу следует сверять по действующей редакции статьи.
• Уголовная. Незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица без его согласия образует состав по статье 137 Уголовного кодекса РФ; совершение деяния лицом с использованием служебного положения квалифицируется по части 2 этой статьи.
• Гражданско-правовая. Работник вправе требовать возмещения убытков и компенсации морального вреда — статья 17 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ и статья 237 Трудового кодекса РФ.

Отдельная обязанность возникает при утечке: об инциденте оператор уведомляет Роскомнадзор в течение двадцати четырёх часов, а о результатах внутреннего расследования — в течение семидесяти двух часов (статья 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Как выстроить работу с персональными данными в компании, чтобы не столкнуться с этими санкциями, разобрано в материале Персональные данные в бизнесе: как избежать штрафов.

Частые вопросы

Можно ли обезличить табель и передать его без согласия работников?

Да, если из документа убраны фамилии, табельные номера, должности и коды неявок, а по остатку сведений человека определить невозможно. Обезличенные данные под определение статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ уже не подпадают. Но формальная замена фамилии на инициалы в коллективе из нескольких человек обезличиванием не является: сотрудник по-прежнему определяем.

Является ли персональными данными электронный табель в программе учёта?

Да, форма носителя значения не имеет. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ распространяется и на автоматизированную обработку. Для информационной системы дополнительно потребуются разграничение прав доступа, журналирование действий пользователей и меры защиты по статье 19 названного закона, а при использовании облачного сервиса — договор поручения обработки.

Вправе ли работник требовать копию табеля по всему отделу?

Нет. Статья 89 Трудового кодекса РФ и статья 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ дают доступ только к собственным персональным данным. Работодатель обязан выдать выписку по обратившемуся работнику; выдача сведений о коллегах без их согласия была бы нарушением статьи 88 Трудового кодекса РФ со стороны самого работодателя.

Что делать, если работодатель отказывается выдать выписку из табеля?

Зафиксируйте обращение письменно — с отметкой о вручении либо описью вложения. Затем подайте жалобу в Государственную инспекцию труда со ссылкой на статьи 62 и 89 Трудового кодекса РФ, параллельно — обращение в Роскомнадзор по статье 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Требование о выдаче документов можно заявить и в суде вместе с основными требованиями по трудовому спору.

Краткая сводка: табель и персональные данные

• Сведения из табеля относятся к конкретному работнику и потому являются персональными данными по статье 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ; коды неявок по болезни дополнительно затрагивают специальную категорию данных (статья 10 того же закона).
• Оператор — работодатель, а не заполняющий табель сотрудник; его обязанности определены статьями 86 и 87 Трудового кодекса РФ и статьями 18.1, 19 и 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
• Согласие работника на ведение табеля не требуется: обработка идёт для исполнения обязанности по статье 91 Трудового кодекса РФ и для исполнения трудового договора (пункты 2 и 5 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
• Передача третьим лицам возможна по требованию закона; аутсорсинг оформляется договором поручения (часть 3 статьи 6 названного закона), передача контрагенту — только с письменного согласия работника либо в обезличенном виде (статья 88 Трудового кодекса РФ).
• Срок хранения — пять лет, а при вредных и опасных условиях труда — пятьдесят или семьдесят пять лет (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
• Работник получает свои данные по статье 89 Трудового кодекса РФ и статье 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ; за разглашение отвечают по статье 90 Трудового кодекса РФ, статье 13.11 КоАП РФ и статье 137 Уголовного кодекса РФ.

Таким образом, табель учёта рабочего времени — это документ с персональными данными, который работодатель обязан вести в силу закона и вправе обрабатывать без согласия работника, но с соблюдением режима конфиденциальности: ограниченный доступ, передача третьим лицам только по закону или с письменного согласия, установленные сроки хранения и уничтожение по акту.

С уважением, адвокат Анатолий Антонов, управляющий партнер адвокатского бюро «Антонов и партнеры».

Адвокатское бюро «Антонов и партнеры» готово оказать юридическую помощь по всем категориям дел в любых регионах России. Эффективно и качественно решаем возникшие у Вас юридические задачи любой сложности.

Получить дополнительную информацию или ознакомиться с нашими услугами по данной теме можно по ссылкам ниже:

• Защита персональных данных
• Бизнес-адвокат: юридическая помощь организациям и предпринимателям
• Адвокат по гражданским делам