Для заключения договора поставки Торговый дом просит предоставить согласие на обработку персональных данных генерального директора. Как правильно отказаться от предоставления письменного согласия?

Здравствуйте! Для заключения договора поставки Торговый дом просит предоставить согласие на обработку персональных данных генерального директора. Как правильно отказаться от предоставления письменного согласия?

Здравствуйте!

Коротко: Отдельное письменное согласие генерального директора для заключения договора поставки между двумя организациями по общему правилу не требуется: обработка его фамилии, имени, отчества и должности допускается без согласия по пункту 7 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Отказ оформляется письмом с указанием этого основания.

Ниже приведен подробный разбор правовых норм, исключений и практических вариантов.

Нужно ли вообще согласие директора для заключения договора поставки?

Нет, в подавляющем большинстве случаев не нужно. Сторонами договора поставки по статье 506 Гражданского кодекса РФ выступают юридические лица или индивидуальные предприниматели, а генеральный директор в этих отношениях — не самостоятельная сторона, а орган юридического лица, действующий от его имени в силу пункта 1 статьи 53 Гражданского кодекса РФ. Тот минимальный набор сведений о нём, который попадает в преамбулу и в реквизиты договора (фамилия, имя, отчество, должность, основание полномочий), обрабатывается контрагентом не в личных целях директора, а ради собственного законного интереса — заключить действительный договор с надлежаще уполномоченным лицом и проявить должную осмотрительность при выборе партнёра. Именно эту ситуацию закрывает пункт 7 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»: обработка допускается без согласия, если она необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц при условии, что не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных.

Дополнительный аргумент — открытость самих сведений. Фамилия, имя, отчество и должность лица, имеющего право действовать от имени организации без доверенности, вносятся в Единый государственный реестр юридических лиц на основании статьи 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», а сведения реестра в силу статьи 6 того же закона являются открытыми и общедоступными. Контрагент получает их бесплатно из официального сервиса налоговой службы и не нуждается для этого ни в чьём разрешении. Требовать письменное согласие на обработку данных, которые государство само раскрывает неограниченному кругу лиц, — избыточная формальность, а не требование закона.

Кто вправе отказать — организация или сам директор?

Это принципиальный момент, из-за которого переписка с контрагентом часто заходит в тупик. Согласие на обработку персональных данных — личное волеизъявление гражданина: по части 1 статьи 9 Федерального закона № 152-ФЗ субъект персональных данных принимает решение о предоставлении своих данных и даёт согласие свободно, своей волей и в своём интересе. Организация не может ни дать такое согласие за своего руководителя, ни отказать вместо него. Поэтому «отказ компании» юридически ничего не значит, а отказ должен исходить от генерального директора как физического лица.

На практике удобно оформить один документ на бланке организации за подписью директора, в котором он одновременно выступает и как орган юридического лица (сообщает позицию компании по договору), и как субъект персональных данных (сообщает, что подписывать отдельное согласие не будет и объясняет почему). Никакой ответственности за отказ дать согласие закон не устанавливает: закон запрещает обрабатывать данные без основания, но не обязывает гражданина основание создавать. Отказ не нужно мотивировать эмоционально — достаточно сослаться на норму, по которой согласие в этой ситуации не требуется.

Как правильно оформить письменный отказ Торговому дому?

Отказ лучше не сводить к слову «нет»: цель письма — снять у контрагента опасение, что он нарушит закон, обработав данные вашего руководителя. Поэтому в письме одновременно и отказывают в подписании бланка согласия, и предлагают контрагенту законное основание обработки. Разумная последовательность действий такая:

1. Направьте письмо на имя руководителя Торгового дома в ответ на его запрос, с исходящим номером и датой, по тому же каналу, по которому пришёл бланк согласия.
2. Укажите, что для заключения и исполнения договора поставки обработка данных представителя стороны допускается без согласия — на основании пункта 7 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
3. Сошлитесь на открытость сведений о руководителе: они содержатся в Едином государственном реестре юридических лиц и по статье 6 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ являются общедоступными.
4. Приложите документы, подтверждающие полномочия: свежую выписку из реестра, решение участника (протокол) о назначении, приказ о вступлении в должность, копию устава в части полномочий директора.
5. Предложите альтернативу — включить в договор раздел об обработке персональных данных представителей сторон с указанием целей, состава данных и срока обработки.
6. Отдельно отклоните избыточные требования (копия паспорта, адрес регистрации, личный телефон), сославшись на часть 5 статьи 5 Федерального закона № 152-ФЗ.
7. Сохраните экземпляр письма с отметкой о вручении или подтверждением отправки — он пригодится, если контрагент затянет подписание договора.

Тон письма — деловой и без ультиматумов. Формулировка вида «подписать типовой бланк согласия не имеем возможности, поскольку в силу пункта 7 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ согласие для указанной цели не требуется; при этом подтверждаем полномочия руководителя приложенными документами» закрывает вопрос в большинстве случаев, потому что юристу контрагента она даёт ровно то, что ему нужно, — понятное основание обработки.

Какие требования контрагента можно отклонить как избыточные?

Часть 5 статьи 5 Федерального закона № 152-ФЗ прямо запрещает избыточность: содержание и объём обрабатываемых данных должны соответствовать заявленным целям обработки, а избыточные по отношению к целям данные обрабатывать нельзя. Часть 2 той же статьи требует, чтобы цели были конкретными, заранее определёнными и законными. Это даёт основание сопоставлять каждое требование контрагента с реальной целью — заключить договор поставки и проверить полномочия подписанта.

Отдельно обратите внимание на пункт о распространении данных, который нередко прячут в типовой бланк. Согласие на распространение персональных данных по части 6 статьи 10.1 Федерального закона № 152-ФЗ оформляется отдельно от иных согласий, и молчание либо бездействие субъекта согласием не считается. Подписав общий бланк, руководитель рискует разрешить публикацию своих данных, а не только их использование в договорной работе. Похожая логика применяется и в отношениях с гражданами — мы разбирали её в материале Обязательно ли согласие покупателя на обработку персональных данных при заключении с ним договора розничной купли-продажи?

Может ли Торговый дом отказаться от договора из-за отказа дать согласие?

Здесь нужно быть честным: юридически может. По пункту 1 статьи 421 Гражданского кодекса РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договора, а понуждение к заключению договора не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена законом или добровольно принятым обязательством. Договор поставки не относится к публичным договорам в смысле статьи 426 Гражданского кодекса РФ, поэтому обязать Торговый дом подписать его нельзя, даже если его требование о согласии избыточно. Отказ дать согласие не влечёт ответственности, но и не создаёт у контрагента обязанности заключить сделку.

Исключения всё же есть. Если контрагент занимает доминирующее положение на товарном рынке, необоснованный отказ от заключения договора с отдельным покупателем при наличии возможности поставить товар запрещён пунктом 5 части 1 статьи 10 Федерального закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции» — такие действия обжалуются в антимонопольный орган. Обязанность заключить договор может вытекать и из ранее принятого обязательства: рамочного договора, предварительного договора по статье 429 Гражданского кодекса РФ, условий закупки. Во всех остальных случаях спор решается переговорами, и практичнее не доводить до отказа, а предложить контрагенту компромиссный вариант оформления.

Что делать, если проще подписать согласие, чем спорить?

Когда сделка важнее принципа, разумнее не отказывать наотрез, а подписать своё согласие вместо типового бланка контрагента. Часть 1 статьи 9 Федерального закона № 152-ФЗ требует, чтобы согласие было конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным, поэтому «согласие на любую обработку любых данных в любых целях» противоречит закону и само по себе уязвимо. Собственный документ позволяет сузить разрешение до безопасных границ. В нём стоит зафиксировать:

• цель обработки — заключение и исполнение конкретного договора поставки, проверка полномочий подписанта;
• исчерпывающий перечень данных — фамилия, имя, отчество, должность, реквизиты документа о назначении, служебные контакты;
• перечень действий с данными — сбор, хранение, использование, уточнение, уничтожение, без распространения и без передачи третьим лицам;
• запрет на трансграничную передачу и на использование данных в рекламных и маркетинговых целях;
• срок действия согласия — период действия договора и установленный срок хранения бухгалтерских и договорных документов;
• порядок отзыва согласия — письменное уведомление оператора, как этого требует часть 2 статьи 9 Федерального закона № 152-ФЗ.

Такое согласие полностью законно, закрывает опасения контрагента и при этом не открывает ему доступ к паспортным данным и не разрешает публикацию сведений о руководителе. Ещё один рабочий вариант — вместо отдельного документа включить в текст договора раздел, в котором стороны фиксируют состав обрабатываемых данных представителей, цели и срок обработки, а также обязанность обеспечивать их конфиденциальность в силу статьи 7 Федерального закона № 152-ФЗ.

Какие обязанности возникают у контрагента, получившего данные директора?

Приняв данные вашего руководителя, Торговый дом становится оператором персональных данных со всем набором обязанностей. Он обязан обеспечивать конфиденциальность и не раскрывать данные третьим лицам без законного основания (статья 7 Федерального закона № 152-ФЗ), принимать правовые, организационные и технические меры защиты (статья 19 того же закона), публиковать политику в отношении обработки персональных данных и обеспечивать к ней доступ (статья 18.1), а также направить в уполномоченный орган уведомление о намерении осуществлять обработку в порядке статьи 22. Если данные получены не от самого директора, а из иных источников, у оператора по части 3 статьи 18 возникает обязанность уведомить субъекта об обработке, кроме случаев, перечисленных в части 4 этой статьи.

У руководителя как субъекта персональных данных остаются встречные права: получить сведения об обработке его данных и перечень обрабатываемых сведений (статьи 14 и 20 Федерального закона № 152-ФЗ), требовать уточнения, блокирования или уничтожения неполных, устаревших или незаконно полученных данных, а также обжаловать действия оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в суд и требовать возмещения убытков и компенсации морального вреда (статья 17). Обработка данных в случаях, не предусмотренных законодательством, либо несовместимая с целями сбора, образует состав административного правонарушения по статье 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Частые вопросы

Можно ли отозвать согласие, если директор его уже подписал?

Да. Часть 2 статьи 9 Федерального закона № 152-ФЗ позволяет отозвать согласие в любой момент письменным уведомлением оператора, а часть 5 статьи 21 обязывает оператора прекратить обработку в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления отзыва. Обработка продолжится только при наличии иного основания из пунктов 2–11 части 1 статьи 6. Порядок отзыва мы разбирали в материале Можно ли отозвать согласие на обработку персональных данных.

Нужно ли согласие работников, которых мы указываем в договоре контактными лицами?

Здесь ситуация другая. Передача данных работника третьей стороне работодателем по общему правилу допускается только с письменного согласия работника, кроме случаев, установленных федеральным законом, — это статья 88 Трудового кодекса РФ. Поэтому прежде чем вписывать в договор менеджера, водителя или технического специалиста с его телефоном, возьмите у него письменное согласие на передачу данных контрагенту либо ограничьтесь корпоративными обезличенными контактами организации.

Обязательно ли давать контрагенту копию паспорта директора?

Нет. Полномочия единоличного исполнительного органа подтверждаются выпиской из Единого государственного реестра юридических лиц, решением о назначении и уставом, а не паспортом. Требование копии паспорта для договора между организациями противоречит части 5 статьи 5 Федерального закона № 152-ФЗ о недопустимости избыточности данных и отклоняется письмом с указанием на эту норму и на открытость сведений реестра по статье 6 Федерального закона № 129-ФЗ.

Куда жаловаться, если контрагент обрабатывает данные без законного основания?

Статья 17 Федерального закона № 152-ФЗ даёт право обжаловать действия оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке, а также требовать возмещения убытков и компенсации морального вреда. Полномочия надзорного органа закреплены статьёй 23 того же закона. О подходах судов к таким спорам мы писали в материале Верховный Суд РФ разъяснил правила рассмотрения споров о защите персональных данных граждан.

Что делать, если бланк согласия уже вшит в текст самого договора поставки?

Составьте протокол разногласий по правилам статьи 507 Гражданского кодекса РФ и предложите исключить пункт о личном согласии руководителя, заменив его разделом об обработке данных представителей сторон. Сторона, получившая предложение о согласовании разногласий, обязана в течение тридцати дней принять меры к согласованию либо письменно уведомить об отказе от заключения договора.

Краткая сводка: отказ от согласия при заключении договора поставки

• Согласие руководителя для договора между организациями по общему правилу не требуется: обработка идёт по пункту 7 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
• Данные о директоре открыты: они внесены в реестр юридических лиц по статье 5 и общедоступны по статье 6 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ.
• Отказ даёт сам директор как гражданин, а не организация, — согласие по части 1 статьи 9 Федерального закона № 152-ФЗ выражается свободно и своей волей.
• Избыточные требования (копия паспорта, адрес регистрации, согласие на распространение) отклоняются со ссылкой на часть 5 статьи 5 и часть 6 статьи 10.1 Федерального закона № 152-ФЗ.
• Понудить контрагента к договору нельзя в силу пункта 1 статьи 421 Гражданского кодекса РФ, кроме случаев вроде пункта 5 части 1 статьи 10 Федерального закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции».
• Компромисс — собственное узкое согласие или раздел в договоре; отозвать согласие можно по части 2 статьи 9, обработка прекращается в тридцатидневный срок по части 5 статьи 21 Федерального закона № 152-ФЗ.

Таким образом, требование Торгового дома о письменном согласии генерального директора не основано на законе: для заключения и исполнения договора поставки его фамилия, имя, отчество и должность обрабатываются без согласия по пункту 7 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, а сами эти сведения открыты в силу статьи 6 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ. Направьте контрагенту письмо за подписью директора с указанием этого основания, приложите выписку из реестра и документы о назначении, отдельно отклоните требования о копии паспорта и о распространении данных. Если сделка важнее спора, подпишите собственное узкое согласие с конкретной целью, закрытым перечнем данных и сроком либо включите в договор раздел об обработке данных представителей сторон.

С уважением, адвокат Анатолий Антонов, управляющий партнер адвокатского бюро «Антонов и партнеры».

Адвокатское бюро «Антонов и партнеры» готово оказать юридическую помощь по всем категориям дел в любых регионах России. Эффективно и качественно решаем возникшие у Вас юридические задачи любой сложности.

Получить дополнительную информацию или ознакомиться с нашими услугами по данной теме можно по ссылкам ниже:

• Защита персональных данных
• Юрист по договорам поставки
• Адвокат по договорам