Как написать характеристику на руководителя: полное руководство для образовательной организации

Образовательная организация сотрудничает с предприятием. Как написать характеристику на руководителя данного предприятия?

Здравствуйте!

Коротко: обязательной формы такой характеристики закон не устанавливает. Подписывает её руководитель образовательной организации или лицо по доверенности (статья 53 Гражданского кодекса РФ), а на использование персональных данных нужно согласие самого человека (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Ниже приведён подробный разбор: кто вправе подписать документ, что в него включают, когда требуется согласие на обработку персональных данных и какая ответственность наступает за недостоверные сведения.

Для чего образовательной организации нужна характеристика на руководителя предприятия?

Характеристика, которую образовательная организация выдаёт на руководителя партнёрского предприятия, — это внешняя характеристика: её пишет не работодатель, а сторона, наблюдавшая человека в совместной работе. Именно поэтому оценивать в ней можно только то, что организация видела сама, в рамках сотрудничества. Чаще всего такой документ требуется:

• для представления к награде, почётному званию или благодарности;
• для документирования совместной деятельности — практик, стажировок, научных и профориентационных проектов;
• как рекомендация при смене места работы или назначении на новую должность;
• для передачи в вышестоящую организацию или учредителю в целях поощрения;
• для внутреннего архива образовательной организации — как подтверждение истории партнёрства.

Юридически это обычный документ организации: он составляется на её имя, подписывается уполномоченным лицом и порождает ответственность за содержание. Отсутствие утверждённой формы не означает, что писать можно что угодно, — общие требования всё равно действуют. Во-первых, сведения о человеке относятся к персональным данным и подпадают под Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Во-вторых, за распространение недостоверных сведений, порочащих честь, достоинство или деловую репутацию, отвечает тот, кто их распространил (статья 152 Гражданского кодекса РФ). Эти два ограничения и определяют, что в характеристике уместно, а что — нет.

Кто вправе подписать характеристику на руководителя партнёрской организации?

Юридическое лицо приобретает права и принимает на себя обязанности через свои органы (статья 53 Гражданского кодекса РФ), поэтому подписать характеристику от имени образовательной организации может:

• руководитель образовательной организации — директор, ректор, заведующий: он действует без доверенности, его правовой статус определён статьёй 51 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», а полномочия подтверждаются сведениями Единого государственного реестра юридических лиц;
• иное должностное лицо — проректор, заместитель директора, руководитель отдела по работе с партнёрами, — но только если такое право предоставлено ему доверенностью (статья 185 Гражданского кодекса РФ), уставом или приказом о распределении полномочий;
• работник кадровой службы — если подписание внешних документов прямо отнесено к его компетенции локальным актом; в остальных случаях кадровая служба только готовит проект, а подписывает руководитель.

Главное условие — реальные полномочия на выдачу официальных документов от имени организации. Документ, подписанный лицом без таких полномочий, адресат вправе не принять: наградная комиссия, учредитель или суд оценивают в том числе, уполномочено ли подписавшее лицо выступать от имени организации. Поэтому перед подписанием стоит проверить, что должность подписанта и основание его полномочий указаны в самом документе, а доверенность на дату подписания не истекла. Если характеристику готовит структурное подразделение, разумно согласовать текст с юридической службой — она отвечает за то, чтобы формулировки не выходили за рамки проверяемых фактов.

Что обязательно указать в характеристике?

Единой унифицированной формы характеристики законодательство не устанавливает, но набор обязательных элементов сложился из общих требований к оформлению организационно-распорядительных документов. Ниже — перечень того, без чего документ не будет считаться полноценным; заполнять его нужно по фактам конкретного сотрудничества, а не по образцу.

1. Реквизиты составителя. Бланк образовательной организации либо её полное наименование, адрес, ОГРН и ИНН, дата составления и регистрационный номер документа.
2. Наименование вида документа — слово «Характеристика», при необходимости с указанием, кому и куда она выдана.
3. Данные о лице, на которое выдана характеристика: фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, наименование его организации и период работы в этой должности. Дату рождения и иные личные сведения включают только при необходимости и только с согласия человека.
4. Сведения об образовании и квалификации — уровень образования, оконченное учебное заведение, специальность, повышение квалификации. Эти данные берут из документов, представленных самим человеком или его организацией, а не из открытых источников и не по памяти.
5. Описание совместной работы — с какого года и по каким направлениям организация взаимодействует с предприятием, какие проекты реализованы, каков вклад руководителя. Это ключевой раздел: он и отличает внешнюю характеристику от кадровой.
6. Оценка профессиональных и деловых качеств — компетентность, организаторские способности, дисциплина исполнения договорённостей, готовность к сотрудничеству. Оценка даётся в пределах того, что организация наблюдала непосредственно.
7. Цель выдачи — куда представляется документ: в наградную комиссию, учредителю, по месту требования.
8. Подпись уполномоченного лица с указанием должности и расшифровки, при наличии — печать организации.

Чего в характеристике быть не должно: сведений о здоровье, семейных обстоятельствах, вероисповедании, политических взглядах и судимости — обработка таких данных допускается лишь в специально оговорённых законом случаях (статья 10 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Не место в ней и сведениям о трудовой деятельности человека до начала сотрудничества, если они не имеют отношения к предмету документа: подтвердить их образовательная организация не сможет, а отвечать за них будет. Фокус документа — руководящая деятельность и совместная работа.

Нужно ли согласие человека на обработку его персональных данных?

Да, по общему правилу требуется. Фамилия, имя, отчество, дата рождения, сведения об образовании, должности и трудовой деятельности — это персональные данные в значении статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Составляя характеристику и передавая её третьему лицу, образовательная организация выступает оператором и должна иметь законное основание для обработки. Для работодателя таким основанием служат нормы главы 14 Трудового кодекса РФ, в том числе статья 88 Трудового кодекса РФ о передаче персональных данных работника третьим лицам. Но образовательная организация руководителю партнёрского предприятия работодателем не является, трудовых отношений между ними нет — значит, опираться она может только на согласие субъекта персональных данных (пункт 1 части 1 статьи 6, статья 9 названного закона).

Согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным, а обязанность доказать его получение лежит на операторе. Надёжнее оформить его письменно. В таком согласии указывают:

• фамилию, имя, отчество лица, дающего согласие;
• наименование и адрес оператора — образовательной организации;
• цель обработки — подготовка и выдача характеристики, с указанием адресата;
• перечень персональных данных, на обработку которых даётся согласие;
• перечень действий с данными и срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

Отдельно стоит различать передачу документа конкретному адресату и его публикацию. Если характеристика или её текст размещается на сайте, в социальных сетях, в сборнике или на стенде, речь идёт о распространении персональных данных — для этого требуется отдельное согласие, оформленное по правилам статьи 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Полученные данные оператор обязан хранить конфиденциально и не раскрывать третьим лицам без согласия (статья 7 того же закона). Обработка персональных данных без согласия, когда оно необходимо, влечёт административную ответственность по статье 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Чем рискует организация, если написать в характеристике лишнее?

Характеристика — это распространение сведений о человеке: она передаётся хотя бы одному лицу, кроме него самого. Гражданин, в отношении которого распространены не соответствующие действительности порочащие сведения, вправе требовать их опровержения, возмещения убытков и компенсации морального вреда (пункты 1 и 9 статьи 152 Гражданского кодекса РФ); правила о защите деловой репутации применяются и к юридическим лицам, кроме компенсации морального вреда (пункт 11 той же статьи). Порочащими считаются, в частности, утверждения о нарушении закона, недобросовестности, неправильном или неэтичном поведении — это разъяснено в постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 24.02.2005 № 3 «О судебной практике по делам о защите чести и достоинства граждан, а также деловой репутации граждан и юридических лиц». Там же указано, что оценочные суждения и мнения предметом опровержения быть не могут, поскольку не проверяются на соответствие действительности, — но только если они действительно выражены как мнение, а не как утверждение о факте.

Практический вывод простой: в характеристике безопасно писать то, что организация может подтвердить документами и собственным опытом взаимодействия. Утверждения о фактах должны опираться на договоры, акты, программы практик, протоколы мероприятий, переписку. Оценки лучше формулировать именно как оценку организации («по мнению образовательной организации», «за время сотрудничества проявил себя как…»), а не как категорическое утверждение о качествах человека. Отрицательные сведения включаются только тогда, когда они достоверны и относятся к предмету документа, — иначе спор о защите чести и достоинства станет вопросом времени.

Как оформить и заверить документ?

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов собраны в национальном стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Национальные стандарты применяются на добровольной основе (Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»), однако оформленный по ГОСТу документ выглядит убедительнее для адресата и реже вызывает вопросы. Порядок работы обычно такой:

1. Получить письменное согласие руководителя предприятия на обработку и передачу его персональных данных для целей выдачи характеристики.
2. Собрать подтверждающие материалы: договор о сотрудничестве, документы об организации практик и совместных мероприятий, сведения об образовании и должности, представленные самим человеком или его организацией.
3. Подготовить текст на бланке организации, проставить дату и регистрационный номер по журналу исходящей корреспонденции.
4. Проверить, что каждое утверждение о факте подтверждается документом, а оценки не выходят за рамки наблюдавшегося сотрудничества.
5. Подписать у руководителя организации либо у лица, уполномоченного доверенностью, с указанием должности и расшифровки подписи.
6. При наличии печати — заверить ею подпись. Обязательность печати определяется законом об организационно-правовой форме и уставом организации; для хозяйственных обществ она отменена Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ, у образовательных организаций печать, как правило, предусмотрена уставом.
7. Выдать документ адресату под роспись или направить сопроводительным письмом, а второй экземпляр с отметкой о выдаче оставить в деле. Хранение документов организации подчиняется Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Электронная передача допустима: характеристику можно направить сканом сопроводительным письмом либо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью — такой документ признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью в силу Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». При отправке по электронной почте следует помнить об обязанности обеспечивать конфиденциальность персональных данных: адресат должен быть именно тот, для которого документ готовился.

Как написать характеристику по существу, а не по шаблону?

Шаблонные характеристики обесценивают сами себя: адресат видит набор общих слов и не получает из документа никакой информации. Несколько приёмов, которые делают текст содержательным и одновременно юридически безопасным.

• Конкретность вместо эпитетов. Вместо «пользуется авторитетом» — указание на проверяемое обстоятельство: организовал приём студентов на производственную практику, выступил наставником в совместном проекте, обеспечил работу базовой кафедры. Каждое такое утверждение подтверждается документом.
• Факты, которые можно подтвердить. Показатели работы предприятия — выручка, производительность, численность — образовательной организации, как правило, неизвестны и проверке ею не поддаются. Такие цифры лучше не приводить вовсе, чем приводить со слов.
• Третье лицо и нейтральный тон. Не «я рекомендую», а «образовательная организация отмечает», «за время сотрудничества проявил себя как…». Документ исходит от организации, а не от конкретного сотрудника.
• Разделение факта и оценки. Факты излагаются утвердительно и подтверждаются, оценки прямо обозначаются как мнение организации — это важно с точки зрения статьи 152 Гражданского кодекса РФ.
• Достаточный объём. Документ на несколько строк выглядит формальным; обычно характеристика занимает от одной до полутора страниц формата А4, чего хватает, чтобы описать сотрудничество и дать взвешенную оценку.

Частые вопросы

Обязана ли образовательная организация выдать характеристику по просьбе партнёра?

Нет. Обязанность выдавать характеристику на постороннее лицо законом не установлена: у образовательной организации нет с руководителем предприятия трудовых отношений, а нормы главы 14 Трудового кодекса РФ о документах, связанных с работой, здесь не применяются. Решение принимает руководитель организации, и отказ не требует мотивировки.

Можно ли включить в характеристику сведения о наградах и взысканиях?

Сведения о наградах — можно, если они документально подтверждены и представлены самим человеком либо его организацией. Сведения о судимости, состоянии здоровья, семейных обстоятельствах включать нельзя: их обработка допускается лишь в прямо оговорённых случаях (статья 10 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ), а незаконное распространение сведений о частной жизни наказуемо по статье 137 Уголовного кодекса РФ.

Что делать, если человек не согласен с содержанием характеристики?

Он вправе потребовать опровержения сведений, которые не соответствуют действительности и порочат его честь, достоинство или деловую репутацию, а также возмещения убытков и компенсации морального вреда (статья 152 Гражданского кодекса РФ). До спора обычно доходит редко: организация вправе отозвать документ и выдать уточнённый, если выяснилось, что часть сведений не подтверждается.

Нужно ли регистрировать характеристику в журнале исходящих документов?

Прямого требования закона нет, порядок делопроизводства организация определяет сама. Но регистрация и хранение второго экземпляра — это способ доказать, какой именно текст был выдан, кем подписан и когда. При споре о содержании документа или о том, кто его распространил, это оказывается решающим доказательством.

Можно ли отозвать уже выданную характеристику?

Организация может письменно уведомить адресата о том, что документ отзывается или уточняется, и направить исправленный экземпляр. Отозвать сам факт передачи сведений невозможно, поэтому проверять текст нужно до подписания. Если человек отзывает согласие на обработку персональных данных, дальнейшая передача его данных прекращается (статья 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Краткая сводка: характеристика на руководителя партнёрского предприятия

• Обязательной формы характеристики закон не устанавливает; оформление опирается на ГОСТ Р 7.0.97-2016, который применяется добровольно (Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ).
• Подписывает документ руководитель образовательной организации, действующий без доверенности (статья 53 Гражданского кодекса РФ, статья 51 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ), либо лицо, уполномоченное доверенностью (статья 185 Гражданского кодекса РФ).
• На обработку и передачу персональных данных руководителя нужно его согласие: работодателем образовательная организация не является, поэтому основанием служит статья 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, а не статья 88 Трудового кодекса РФ.
• Публикация характеристики требует отдельного согласия на распространение персональных данных (статья 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ); нарушение влечёт ответственность по статье 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
• Недостоверные порочащие утверждения дают основание требовать опровержения и компенсации (статья 152 Гражданского кодекса РФ, постановление Пленума Верховного Суда РФ от 24.02.2005 № 3); оценочные суждения, выраженные как мнение, опровержению не подлежат.
• Второй экземпляр с отметкой о выдаче хранится в деле организации (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Таким образом, характеристика на руководителя партнёрского предприятия готовится в свободной форме, но по правилам работы с документами и персональными данными: получите письменное согласие человека на обработку и передачу его данных, изложите только те факты, которые организация может подтвердить, отделите факты от оценок, подпишите документ у руководителя организации или у лица с доверенностью, зарегистрируйте его и оставьте второй экземпляр в деле. Такой документ имеет вес у адресата и не создаёт рисков ни по статье 152 Гражданского кодекса РФ, ни по законодательству о персональных данных.

С уважением, адвокат Анатолий Антонов, управляющий партнер адвокатского бюро «Антонов и партнеры».

Адвокатское бюро «Антонов и партнеры» готово оказать юридическую помощь по всем категориям дел в любых регионах России. Эффективно и качественно решаем возникшие у Вас юридические задачи любой сложности.