Изменение наименования филиала: порядок оформления и документы

Коротко: Наименование филиала меняет орган, уполномоченный создавать филиалы, — общее собрание, совет директоров или единственный участник. Новое название подаётся в налоговую по форме № Р13014 (приказ ФНС России от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@) для записи в ЕГРЮЛ; устав правится, только если филиал в нём упомянут.

Ниже — подробный разбор: кто принимает решение о переименовании филиала, нужно ли менять устав, как заполнить форму и подать документы в налоговую, и что делать после регистрации нового наименования.

Что меняется, когда филиал получает новое наименование?

Филиал — это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все функции организации или их часть, включая функции представительства (п. 2 ст. 55 ГК РФ). Сам филиал юридическим лицом не является, но сведения о нём — наименование и адрес — обязательно указываются в ЕГРЮЛ (абз. 3 п. 3 ст. 55 ГК РФ, пп. «н» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Поэтому при смене наименования филиала нужно, во-первых, актуализировать эти сведения в ЕГРЮЛ, а во-вторых — проверить, не упомянуто ли прежнее наименование в уставе организации: если да, придётся вносить изменения и туда.

Кто принимает решение о переименовании филиала?

Наименование филиала утверждает тот же орган, к компетенции которого закон или устав относят создание филиалов. В зависимости от организационно-правовой формы это может быть:

Решение оформляется протоколом соответствующего органа либо письменным решением единственного участника. Точный порядок стоит уточнить по уставу конкретной организации — закон определяет только общие рамки компетенции.

Нужно ли менять устав при переименовании филиала?

Не всегда. С 1 сентября 2014 года юридические лица вправе не указывать сведения о филиалах в уставе — эта информация в обязательном порядке отражается только в ЕГРЮЛ. Если устав организации сведений о филиалах не содержит, для смены наименования достаточно внести изменения в ЕГРЮЛ. Если же прежнее наименование филиала прямо названо в уставе, вместе с решением о переименовании нужно принять решение о правке устава — либо привести формулировку в соответствие с новым названием, либо вовсе исключить из устава упоминания филиалов. Подробнее о самой процедуре — в материале про внесение изменений в устав и ЕГРЮЛ.

Как подать документы в налоговую для регистрации нового наименования филиала?

Порядок действий:

1. Оформить решение (протокол) уполномоченного органа о переименовании филиала — и, если нужно, отдельное решение о внесении изменений в устав.
2. Заполнить форму № Р13014: лист Л заполняется отдельно на каждый филиал, в разделе 2 указывается код «3» — изменение наименования филиала, в разделах 3 и 4 — прежнее и новое наименование.
3. Удостоверить заявление: подписать в присутствии должностного лица налогового органа, заверить у нотариуса либо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя при подаче документов в электронном виде — тогда собственноручная подпись и ФИО заявителя на бумаге не нужны.
4. Подать документы в регистрирующий орган по месту нахождения юридического лица (ст. 17, 18 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ).
5. Получить лист записи ЕГРЮЛ: новое наименование филиала действует с даты внесения этой записи (либо с даты регистрации изменений в устав, если он тоже менялся).

Что происходит с документами и контрагентами после переименования филиала?

Правоспособность филиала переименование не прекращает. Положение о филиале, локальные акты, кадровые документы, доверенности и договоры, оформленные до переименования, продолжают действовать — смена наименования сама по себе не входит в перечень оснований для прекращения доверенности (п. 1 ст. 188 ГК РФ). Новые документы — счета, акты, приказы — оформляются уже с новым наименованием начиная с даты внесения записи в ЕГРЮЛ.

Фактически придётся обновить фирменные бланки, печати и штампы филиала, вывеску и информацию для клиентов в местах обслуживания. О новом наименовании стоит уведомить Пенсионный фонд и другие внебюджетные фонды — иначе в отчётности и персонифицированном учёте по работникам филиала останется прежнее название.

Закон не устанавливает специальную форму или срок уведомления контрагентов о переименовании филиала — это вопрос порядка документооборота, а не прямая юридическая обязанность. Уведомить можно письмом, рассылкой по электронной почте или публикацией на сайте организации — способ выбирает сама компания исходя из числа клиентов и сложившейся практики взаимодействия.

Частые вопросы

Нужно ли переоформлять доверенности, выданные руководителю филиала, после переименования?

Нет. Смена наименования филиала не входит в перечень оснований прекращения доверенности (п. 1 ст. 188 ГК РФ), поэтому ранее выданные доверенности с неистёкшим сроком действия остаются в силе без переоформления.

Нужно ли уведомлять Пенсионный фонд о переименовании филиала?

Да, сведения о новом наименовании филиала нужно передать в Пенсионный фонд и другие внебюджетные фонды — они используют эти данные в отчётности и персонифицированном учёте по работникам филиала.

Что делать с трудовыми книжками работников, если в них указано прежнее наименование филиала?

Если у работника ведётся бумажная трудовая книжка и в ней упомянуто структурное подразделение, при переименовании филиала в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой вносится запись об изменении наименования со ссылкой на протокол или решение о переименовании (форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Может ли расхождение между уставом и ЕГРЮЛ по названию филиала навредить компании?

Да. На практике это создаёт риски в отношениях с контрагентами и банками: если в уставе и выписке из ЕГРЮЛ указаны разные наименования филиала, партнёр вправе усомниться в его полномочиях и потребовать пояснений, а расхождения иногда становятся почвой для корпоративных споров. Поэтому устав и ЕГРЮЛ стоит приводить в соответствие одновременно.

С какого момента новое наименование филиала считается официальным?

С даты внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ — это подтверждает лист записи, который выдаёт регистрирующий орган по итогам рассмотрения формы № Р13014.

Краткая сводка: переименование филиала юридического лица

• Филиал не является юридическим лицом, но его наименование и адрес обязательно указываются в ЕГРЮЛ (п. 2, абз. 3 п. 3 ст. 55 ГК РФ; пп. «н» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ).
• Решение о переименовании принимает орган, уполномоченный создавать филиалы, — общее собрание, совет директоров, коллегиальный орган или единственный участник (ст. 65.3, 123.1, 123.19 ГК РФ; законы № 14-ФЗ, № 208-ФЗ, № 7-ФЗ).
• Устав меняется, только если в нём упомянут филиал; с 1 сентября 2014 года включать сведения о филиалах в устав необязательно.
• В налоговую подаётся форма № Р13014 (лист Л, код «3» в разделе 2) — форма утверждена приказом ФНС России от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@.
• Заявление подписывается лично при подаче в инспекцию, заверяется нотариально либо усиленной квалифицированной электронной подписью.
• Новое наименование действует с даты записи в ЕГРЮЛ; ранее выданные доверенности и заключённые договоры сохраняют силу (п. 1 ст. 188 ГК РФ), а контрагентов и внебюджетные фонды стоит уведомить отдельно.

С уважением, адвокат Анатолий Антонов, управляющий партнер адвокатского бюро «Антонов и партнеры».

Адвокатское бюро «Антонов и партнеры» готово оказать юридическую помощь по всем категориям дел в любых регионах России. Эффективно и качественно решаем возникшие у Вас юридические задачи любой сложности.

Получить дополнительную информацию или ознакомиться с нашими услугами по данной теме можно по ссылкам ниже:

• Корпоративный адвокат
• Абонентское юридическое сопровождение