Возможность привлечения секретаря к дисциплинарному взысканию за отказ в приёме почтовой корреспонденции и заявления от заказчика

Добрый день. Может ли секретарь офиса подвергаться взысканию, не приняв почтовую корреспонденцию с письмом-претензией в адрес их офиса и не приняв заявление с наложением резолюции на данный документ от заказчика?

Здравствуйте!

Коротко: Взыскание секретарю возможно, только если приём корреспонденции входит в его трудовую функцию по трудовому договору или должностной инструкции, с которой он ознакомлен под роспись. Тогда отказ без уважительной причины — дисциплинарный проступок по статье 192 Трудового кодекса РФ.

Ниже приведен подробный разбор правовых норм, исключений и практических вариантов.

Может ли секретарь получить взыскание за отказ принять корреспонденцию?

Ответ на этот вопрос зависит не от того, насколько неудобным оказался отказ для организации или для обратившегося заказчика, а исключительно от содержания трудовой функции работника. Статья 21 Трудового кодекса РФ обязывает работника добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и трудовую дисциплину, а статья 22 Трудового кодекса РФ даёт работодателю право требовать исполнения этих обязанностей и привлекать работника к дисциплинарной ответственности. Ключевое слово здесь — «возложенные»: наказать можно только за то, что работник действительно был обязан делать.

Трудовая функция — обязательное условие трудового договора в силу статьи 57 Трудового кодекса РФ, а статья 60 Трудового кодекса РФ прямо запрещает требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Поэтому, если приём и регистрация входящей корреспонденции, приём заявлений от контрагентов и посетителей нигде не закреплены как обязанность секретаря, отказ их принять юридически не является неисполнением трудовых обязанностей — и дисциплинарного проступка в нём нет.

Прежде чем оценивать законность взыскания, стоит поднять и перечитать документы, которыми обязанность могла быть возложена на секретаря:

• трудовой договор — указана ли в нём трудовая функция, включающая работу с входящими документами (статья 57 Трудового кодекса РФ);
• должностная инструкция и подпись работника об ознакомлении с ней: при приёме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, связанными с его трудовой деятельностью (статья 68 Трудового кодекса РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка и инструкция по делопроизводству — они устанавливают порядок и часы приёма документов (статьи 8 и 189 Трудового кодекса РФ);
• приказы и распоряжения, которыми функция приёма корреспонденции могла быть передана секретарю дополнительно, — и наличие письменного согласия работника на такое поручение (статья 60 Трудового кодекса РФ).

Если ни в одном из этих документов обязанности нет либо работник не ознакомлен с ними под роспись, у работодателя не остаётся правового основания для взыскания: наказывать за нарушение неизвестного работнику правила нельзя.

Когда отказ принять документ становится дисциплинарным проступком?

Статья 192 Трудового кодекса РФ определяет дисциплинарный проступок как неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Из этого определения следует, что для взыскания нужно одновременно три условия: обязанность существует и закреплена документально; работник её не исполнил; в неисполнении есть его вина. Отсутствие любого из трёх элементов означает, что состава проступка нет и приказ о взыскании подлежит отмене.

Вина — самый частый камень преткновения. Если секретарь не принял письмо или заявление потому, что действовал по прямому указанию руководителя, по установленному в организации порядку документооборота или в ситуации, когда принять документ объективно не мог, вины нет. Как разъяснил Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 17.03.2004 № 2, неисполнением трудовых обязанностей без уважительных причин считается лишь такое нарушение, которое совершено при отсутствии обстоятельств, объективно препятствовавших работнику исполнить обязанность; доказывать законность взыскания и наличие таких обстоятельств обязан работодатель, а не работник. Практический вывод простой: любые указания, которые расходятся с должностной инструкцией, полезно получать письменно — служебной запиской с резолюцией руководителя.

Когда отказ секретаря в приёме документа правомерен?

Далеко не всякий отказ — нарушение. Порядок приёма документов в организации устанавливается локальными актами, и действия работника строго в рамках этого порядка проступком не являются. Типичные ситуации, в которых отказ обоснован:

• документ адресован другой организации либо доставлен не по тому адресу — обязанности принимать чужую корреспонденцию у работника нет;
• обращение подано вне установленных часов приёма документов, закреплённых правилами внутреннего трудового распорядка или инструкцией по делопроизводству (статья 189 Трудового кодекса РФ);
• в документе нет обязательных реквизитов — адресата, даты, подписи заявителя, — и локальный акт организации предписывает такие документы не регистрировать;
• приём документов вообще не входит в трудовую функцию секретаря и он не давал согласия на такое дополнительное поручение (статья 60 Трудового кодекса РФ);
• от секретаря требуют не отметку о принятии, а наложение резолюции — распорядительной надписи о том, кому и что поручается по документу.

На последнем пункте стоит остановиться отдельно, потому что в вопросе он звучит прямо. Отметка о принятии и резолюция — разные вещи. Отметка о принятии (входящий номер, дата, подпись принявшего на втором экземпляре заявителя) — техническое действие делопроизводства, и его секретарь обычно совершать обязан, если это записано в его должностной инструкции. Резолюция же — управленческое распоряжение, его накладывает руководитель или иное уполномоченное должностное лицо в пределах своей компетенции. Требовать резолюцию от секретаря нельзя, а отказ её проставить не может вменяться работнику в вину: он не вправе принимать решения за руководителя.

Какие взыскания вправе применить работодатель?

Перечень дисциплинарных взысканий в статье 192 Трудового кодекса РФ закрытый — расширять его локальными актами организации запрещено.

Никаких штрафов трудовое законодательство не знает: денежное наказание работника за проступок незаконно, а удержания из заработной платы допускаются только в случаях, прямо названных в законе. Снижение или невыплата премии — это не дисциплинарное взыскание, а вопрос системы оплаты труда, и оно возможно лишь по правилам, закреплённым в положении об оплате труда и премировании. За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно взыскание — это правило закреплено статьёй 193 Трудового кодекса РФ. Подробнее о том, какие ошибки чаще всего допускает работодатель, мы разбирали в материале Дисциплинарное взыскание: права работника и ошибки работодателя.

Как работодатель обязан оформить взыскание?

Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности установлен статьёй 193 Трудового кодекса РФ и соблюдается по шагам:

1. зафиксировать факт проступка — докладной запиской непосредственного руководителя, актом, записью в журнале регистрации входящих документов;
2. затребовать у работника письменное объяснение; на его представление у работника есть два рабочих дня, и, если по их истечении объяснение не дано, составляется соответствующий акт, а его отсутствие не препятствует применению взыскания;
3. оценить тяжесть проступка и обстоятельства, при которых он совершён, а также предшествующее поведение работника и его отношение к труду — этого требуют статья 192 Трудового кодекса РФ и разъяснения Пленума Верховного Суда РФ в постановлении от 17.03.2004 № 2 о соразмерности и справедливости наказания;
4. уложиться в сроки: взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка (без учёта времени болезни и отпуска работника) и не позднее шести месяцев со дня его совершения;
5. объявить работнику приказ о взыскании под роспись в течение трёх рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия работника на работе; при отказе расписаться составляется акт.

Нарушение любой из этих ступеней — самостоятельное основание для отмены взыскания, даже если проступок действительно был. На практике чаще всего «сыплются» именно объяснение (его не затребовали письменно или не выждали два рабочих дня) и сроки. Как это выглядит в конкретной ситуации, показано в материале Работодатель объявил выговор за опоздание: как проверить процедуру и оспорить взыскание.

Чем рискует секретарь, если отказ повторится?

Однократный отказ принять письмо или заявление сам по себе увольнением не грозит: пункт 5 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ позволяет расторгнуть трудовой договор только за неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей и лишь при условии, что у него уже есть дисциплинарное взыскание. Неоднократность означает новое нарушение, совершённое в период, когда прежнее взыскание не снято и не погашено.

Срок действия взыскания установлен статьёй 194 Трудового кодекса РФ: если в течение года со дня применения взыскания работник не будет подвергнут новому, он считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Работодатель вправе снять взыскание и досрочно — по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников. Подробный разбор оснований и типичных ошибок такого увольнения — в материале Увольнение работника за неоднократное нарушение трудовой дисциплины.

Что делать секретарю, если взыскание уже наложено?

1. Письменно запросить у работодателя копию приказа о взыскании и документов, послуживших основанием: докладных записок, актов, вашей должностной инструкции с отметкой об ознакомлении. Документы, связанные с работой, выдаются по письменному заявлению работника в порядке статьи 62 Трудового кодекса РФ.
2. Дать письменное объяснение с изложением причин: указания руководителя, порядок делопроизводства, отсутствие обязанности в должностной инструкции, часы приёма документов. Формулировки лучше подкреплять ссылками на конкретные пункты локальных актов.
3. Обратиться с жалобой в государственную инспекцию труда — федеральный государственный контроль (надзор) за соблюдением трудового законодательства осуществляется в порядке статьи 353 Трудового кодекса РФ. За нарушение трудового законодательства работодатель может быть привлечён к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.
4. Обжаловать приказ в комиссии по трудовым спорам или в суде. По статье 392 Трудового кодекса РФ на обращение в суд за разрешением индивидуального трудового спора отводится три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении — один месяц со дня вручения копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности.

Что делать заказчику, которому отказались принять документ?

Отказ секретаря принять претензию или заявление не блокирует дальнейшие действия и не срывает досудебный порядок. По статье 165.1 Гражданского кодекса РФ юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, когда оно поступило адресату, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат с ним не ознакомился. Иными словами, уклонение организации от получения документа работает против неё самой, а не против отправителя.

Практически надёжнее всего направить документ заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по адресу организации, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, сохранив квитанцию и опись. Дополнительно можно зафиксировать сам отказ: составить акт с участием двух незаинтересованных лиц, указав дату, время, адрес, должность и данные лица, отказавшегося принять документ, — этот акт пригодится в суде как доказательство соблюдения претензионного порядка.

Частые вопросы

Можно ли оштрафовать секретаря за отказ принять письмо?

Нет. Перечень дисциплинарных взысканий в статье 192 Трудового кодекса РФ закрыт: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям. Штраф дисциплинарным взысканием не является, и вводить его локальным актом работодатель не вправе. Уменьшение премии допустимо лишь по правилам действующего в организации положения об оплате труда и премировании и наказанием в смысле трудового законодательства не считается.

Секретарь отказал по устному указанию руководителя — виноват ли он?

Вины работника в такой ситуации нет, а без вины нет и дисциплинарного проступка по статье 192 Трудового кодекса РФ. Сложность в другом: устное указание нечем подтвердить. Поэтому распоряжения, расходящиеся с должностной инструкцией, стоит просить оформлять письменно. Обязанность доказать законность и обоснованность взыскания лежит на работодателе — на это указывает постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2.

Обязан ли секретарь ставить отметку о принятии на втором экземпляре заявления?

Да, если такая обязанность закреплена должностной инструкцией или инструкцией по делопроизводству, с которыми работник ознакомлен под роспись в порядке статьи 68 Трудового кодекса РФ. Отметка о принятии — входящий номер, дата и подпись — техническое действие. А вот резолюция по документу к обязанностям секретаря не относится: её накладывает руководитель в пределах своей компетенции.

Когда взыскание перестаёт действовать?

По статье 194 Трудового кодекса РФ работник считается не имеющим дисциплинарного взыскания, если в течение года со дня его применения он не подвергнут новому взысканию. Работодатель может снять взыскание и раньше — по своей инициативе, просьбе работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников. После снятия взыскание не учитывается при оценке неоднократности нарушений.

Краткая сводка: ответственность секретаря за отказ принять корреспонденцию

• Взыскание законно, только если приём корреспонденции входит в трудовую функцию работника: статьи 57 и 60 Трудового кодекса РФ, ознакомление с локальными актами под роспись — статья 68 Трудового кодекса РФ.
• Проступок есть лишь при вине работника: статья 192 Трудового кодекса РФ; соразмерность наказания и обстоятельства проступка доказывает работодатель — постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2.
• Виды взысканий исчерпывающие — замечание, выговор, увольнение (статья 192 Трудового кодекса РФ); штрафы незаконны, за один проступок — одно взыскание (статья 193 Трудового кодекса РФ).
• Процедура жёсткая: письменное объяснение и два рабочих дня на него, месяц со дня обнаружения и шесть месяцев со дня совершения проступка, приказ под роспись за три рабочих дня (статья 193 Трудового кодекса РФ).
• Увольнение возможно лишь при неоднократности и действующем взыскании — пункт 5 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ; взыскание действует год (статья 194 Трудового кодекса РФ).
• Обжалование — государственная инспекция труда (статья 353 Трудового кодекса РФ) и суд: три месяца по трудовому спору, один месяц по спору об увольнении (статья 392 Трудового кодекса РФ).

Предлагаю приехать на консультацию к нам в адвокатское бюро «Антонов и партнеры» для детального анализа должностных обязанностей секретаря, оценки правомерности требований работодателя, защиты трудовых прав работника или консультирования работодателя по вопросам правильного оформления дисциплинарных процедур.

Таким образом, привлечь секретаря к ответственности за отказ принять корреспонденцию или заявление можно лишь тогда, когда эта работа закреплена в его трудовой функции, работник ознакомлен с документами под роспись, отказ не имел уважительных причин и работодатель полностью соблюл процедуру статьи 193 Трудового кодекса РФ. Требование наложить резолюцию к обязанностям секретаря не относится вовсе. Работнику стоит сохранить письменные объяснения и копии локальных актов, а работодателю — заранее описать порядок приёма документов в инструкции по делопроизводству и ознакомить с ним сотрудников.

С уважением, адвокат Анатолий Антонов, управляющий партнер адвокатского бюро «Антонов и партнеры».

Адвокатское бюро «Антонов и партнеры» готово оказать юридическую помощь по всем категориям дел в любых регионах России. Эффективно и качественно решаем возникшие у Вас юридические задачи любой сложности.

Получить дополнительную информацию или ознакомиться с нашими услугами по данной теме можно по ссылкам ниже:

• Трудовые споры
• Абонентское юридическое сопровождение