Запрос объяснений через мессенджер не имеет юридической силы и не считается надлежащим исполнением обязанности работодателя

Коротко: Требование дать объяснение, отправленное работнику в WhatsApp или другом мессенджере, надлежащим исполнением обязанности работодателя не считается: статья 193 Трудового кодекса РФ требует затребовать письменное объяснение и дать на него два рабочих дня. Приказ, изданный раньше этого срока, суд признает незаконным.

Ниже приведен подробный разбор процедуры увольнения за прогул, правил переписки с работником, последствий нарушения порядка и практических шагов работника, который считает увольнение незаконным.

Можно ли требовать объяснения по WhatsApp или другому мессенджеру?

Само по себе сообщение в мессенджере обязанность работодателя не закрывает. Статья 193 Трудового кодекса РФ говорит о письменном объяснении, которое работодатель обязан затребовать до применения дисциплинарного взыскания. Письменная форма здесь означает документ с понятными реквизитами: дата, содержание требования, подпись уполномоченного лица и подтверждение того, что документ дошёл до конкретного работника. Переписка в личном мессенджере ни одного из этих признаков не имеет: аккаунт не подтверждает полномочия отправителя, дата и авторство сообщения фиксируются только в телефоне сторон, а факт прочтения не равен вручению требования. Именно поэтому суды отказываются считать скриншоты переписки допустимым и достаточным доказательством того, что объяснение у работника истребовали.

Отдельно нужно развести две вещи: обычную рабочую переписку и электронный документооборот в трудовых отношениях. Электронный документооборот регулируют статьи 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса РФ, и он не возникает сам собой из того, что стороны привыкли переписываться в мессенджере. Работодатель вводит его своим решением, принимает локальный нормативный акт, определяет перечень документов и информационную систему (собственную либо портал «Работа в России»), получает письменное согласие работника и обеспечивает его средствами электронной подписи. Пока эти условия не выполнены, никакой юридической силы кадрового документа сообщение в мессенджере не приобретает. Более того, частью 3 статьи 22.1 Трудового кодекса РФ ряд документов прямо выведен из-под электронного документооборота — в их числе приказ (распоряжение) об увольнении работника.

Практический вывод для работодателя простой: требование о даче объяснений вручается на бумаге под роспись, а при отказе от получения или подписи составляется акт с подписями составивших его лиц. Если работник отсутствует, требование направляется по почте способом, позволяющим подтвердить отправку и содержание вложения. Сообщение в мессенджере допустимо только как дополнительный, вспомогательный канал уведомления — заменить собой предусмотренную законом процедуру оно не может.

Сколько дней даётся работнику на объяснение и как считается срок?

Статья 193 Трудового кодекса РФ отводит работнику два рабочих дня на то, чтобы представить письменное объяснение. Срок начинает течь со дня, следующего за днём предъявления требования, и считается в рабочих днях по графику работника, а не в календарных. Только если по истечении двух рабочих дней объяснение не представлено, работодатель составляет соответствующий акт. При этом непредставление объяснения не является препятствием для применения взыскания — но лишь тогда, когда срок работнику реально был предоставлен и истёк.

Отсюда ошибка, которая чаще всего разрушает позицию работодателя в суде: требование об объяснении вручается в день издания приказа об увольнении либо акт об отказе дать объяснение составляется в тот же день, когда требование предъявлено. В обоих случаях двухдневный срок не соблюдён, а значит, порядок применения дисциплинарного взыскания нарушен. Суд не оценивает, было ли объяснение работника способно повлиять на решение: нарушение самой процедуры уже влечёт признание увольнения незаконным.

Помимо двухдневного срока, статья 193 Трудового кодекса РФ устанавливает и предельные сроки применения взыскания.

Какую процедуру обязан соблюсти работодатель при увольнении за прогул?

Прогул — это отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его продолжительности либо более четырёх часов подряд в течение рабочего дня (смены). Основание увольнения — подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ. Увольнение по этому основанию является дисциплинарным взысканием в силу статьи 192 Трудового кодекса РФ, поэтому применяется только с соблюдением порядка, установленного статьёй 193 Трудового кодекса РФ. Разъяснения о том, какое отсутствие считается прогулом, даны в пункте 39 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

Последовательность действий работодателя выглядит так:

1. Зафиксировать факт отсутствия: акт об отсутствии на рабочем месте с указанием даты, времени и подписями составивших его лиц, отметка в табеле учёта рабочего времени, служебная записка руководителя.
2. Затребовать письменное объяснение — требование в письменной форме, вручённое под роспись; при отказе от получения составляется акт.
3. Дождаться истечения двух рабочих дней и только после этого составить акт о непредставлении объяснения (статья 193 Трудового кодекса РФ).
4. Оценить причины отсутствия по существу: подтверждённые документами семейные и медицинские обстоятельства суды часто признают уважительными.
5. Проверить соразмерность взыскания тяжести проступка и предшествующее поведение работника — это требование пункта 53 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2.
6. Проверить запреты: не увольнять в период болезни и отпуска (часть 6 статьи 81 Трудового кодекса РФ), учесть гарантии лицам с семейными обязанностями (статья 261 Трудового кодекса РФ).
7. Издать приказ, объявить его работнику под роспись в течение трёх рабочих дней и оформить прекращение трудового договора по правилам статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.

Каждый пропущенный шаг — это самостоятельное основание для отмены увольнения. Подробнее о проверке процедуры при других видах взысканий мы писали в материале Дисциплинарное взыскание: права работника и ошибки работодателя.

Что будет, если работодатель нарушил процедуру?

Нарушение порядка применения дисциплинарного взыскания влечёт признание увольнения незаконным независимо от того, был ли прогул в действительности. Обязанность доказать законность основания и соблюдение порядка увольнения лежит на работодателе — это прямо указано в пункте 23 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2. Работник не обязан доказывать свою невиновность: он оспаривает приказ, а суд проверяет, выполнил ли работодатель каждое требование статей 192 и 193 Трудового кодекса РФ.

Последствия для работодателя перечислены в статьях 234, 237 и 394 Трудового кодекса РФ:

• Восстановление на прежней работе — по требованию работника (статья 394 Трудового кодекса РФ).
• Изменение формулировки и даты увольнения — если работник не требует восстановления, запись может быть заменена на увольнение по собственному желанию (пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ).
• Оплата времени вынужденного прогула — средний заработок за весь период со дня увольнения (статьи 234 и 394 Трудового кодекса РФ).
• Компенсация морального вреда — размер определяет суд (статья 237 Трудового кодекса РФ).
• Судебные расходы и государственная пошлина — работник от них освобождён (статья 393 Трудового кодекса РФ), поэтому они относятся на работодателя.

К этому добавляется административная ответственность за нарушение трудового законодательства по результатам проверки государственной инспекции труда и репутационные издержки — решение суда о восстановлении подлежит немедленному исполнению.

Как работнику оспорить увольнение за прогул?

Ключевой момент — срок. По спорам об увольнении статья 392 Трудового кодекса РФ даёт всего один месяц со дня вручения копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности. Срок короткий, и пропустить его легко, пока работник ждёт ответа от работодателя. Пропущенный по уважительным причинам срок суд может восстановить, но рассчитывать на это не стоит.

1. Письменно запросить у работодателя копии документов, связанных с работой: приказ об увольнении, акты, требование об объяснении, табель учёта рабочего времени. Работодатель обязан выдать их безвозмездно в течение трёх рабочих дней (статья 62 Трудового кодекса РФ).
2. Собрать доказательства уважительности причин отсутствия: медицинские документы, справки образовательной организации, вызовы, переписку и сведения об уведомлении руководителя.
3. Проверить процедуру по датам: когда предъявлено требование об объяснении, когда составлен акт, когда издан приказ. Совпадение этих дат — прямое нарушение статьи 193 Трудового кодекса РФ.
4. Подать иск в районный суд — по месту жительства работника, по месту нахождения работодателя или по месту исполнения трудового договора. Требования: признать увольнение незаконным, восстановить на работе либо изменить формулировку и дату увольнения, взыскать средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда.
5. Параллельно можно обратиться в государственную инспекцию труда и в прокуратуру: прокурор вправе обратиться в суд в защиту трудовых прав работника.

О том, как строится позиция по спорам об увольнении по пункту 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ, читайте также материал Уволили по п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за однократное грубое нарушение: как оспорить увольнение?.

Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 11.09.2025 по делу № 88-15429/2025: разбор

Работница была уволена по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ за прогул — отсутствие на рабочем месте в течение нескольких дней. Свою неявку она объяснила болезнью матери и необходимостью присутствовать на школьной линейке ребёнка, о чём заранее уведомила работодателя по телефону. В день увольнения женщина обратилась в прокуратуру, и в суд был подан иск с требованиями признать увольнение незаконным, изменить формулировку и дату увольнения, взыскать оплату за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. Требования удовлетворили суды первой и апелляционной инстанций, а кассация оставила эти решения в силе.

Решающими для исхода дела стали процедурные ошибки работодателя:

• Требование об объяснении предъявлено в день увольнения. Законный двухдневный срок работнице фактически не предоставили, что суд расценил как грубое нарушение порядка, установленного статьёй 193 Трудового кодекса РФ.
• Довод о направлении запроса через WhatsApp отклонён. Суд указал, что такая переписка не может считаться надлежащим письменным требованием: она не содержит необходимых реквизитов (даты, подписи уполномоченного лица) и не обеспечивает должной фиксации факта обращения. Кроме того, сообщение было отправлено уже после составления акта об отказе дать объяснения.
• Уважительные причины отсутствия не оценены. Семейные обстоятельства работницы суды признали уважительными.
• Документы оформлены ненадлежащим образом. Акты об отсутствии на рабочем месте и об отказе от дачи объяснений содержали рукописные пометки об ознакомлении, но не были подписаны составившими их лицами, что снизило их доказательственную силу.

Результат для работодателя: с компании взысканы заработная плата за время вынужденного прогула в размере 107 064,16 руб., компенсация морального вреда 15 000 руб. и государственная пошлина 4 212 руб., а формулировка увольнения изменена на увольнение по собственному желанию (пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ) — более благоприятная запись для дальнейшего трудоустройства. Вывод, который делает это дело универсальным: при увольнении за прогул содержание (сам факт отсутствия) не имеет значения без строгого соблюдения формы.

Частые вопросы

Работник вообще не отвечает и не приходит за требованием — что делать работодателю?

Требование направляется по адресу работника способом, позволяющим подтвердить отправку и содержание вложения, а факт неявки фиксируется актом с подписями составивших его лиц. Двухдневный срок из статьи 193 Трудового кодекса РФ всё равно должен истечь до издания приказа. Непредставление объяснения не препятствует применению взыскания, но только при доказанном соблюдении процедуры.

Можно ли уволить за прогул, если работник находится на больничном?

Нет. Часть 6 статьи 81 Трудового кодекса РФ запрещает увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности и в период отпуска. Если листок нетрудоспособности открыт на дату издания приказа, увольнение признаётся незаконным даже при доказанном прогуле в предыдущие дни; издать приказ можно только после выхода работника.

Считается ли электронной подписью сообщение с корпоративной почты или из рабочего чата?

Нет. Электронный документооборот в трудовых отношениях вводится по правилам статей 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ: локальный акт работодателя, определённая информационная система, письменное согласие работника и электронная подпись установленного вида. Обычная переписка этим требованиям не отвечает и кадровым документом не становится.

Придётся ли платить государственную пошлину при подаче иска о восстановлении на работе?

Нет. Статья 393 Трудового кодекса РФ освобождает работников от оплаты пошлин и судебных расходов при обращении в суд с требованиями, вытекающими из трудовых отношений. При удовлетворении иска пошлина взыскивается с работодателя в доход бюджета. О смежных денежных требованиях мы писали в материале Незаконное увольнение и невыплата премии: как взыскать через суд.

Что делать, если месячный срок обращения в суд уже пропущен?

Нужно заявить ходатайство о восстановлении срока и обосновать уважительность причин пропуска: болезнь, уход за тяжелобольным членом семьи, обращение в государственную инспекцию труда или прокуратуру, из-за которого работник обоснованно ожидал внесудебного восстановления прав. Суд оценивает эти обстоятельства по правилам статьи 392 Трудового кодекса РФ индивидуально.

Краткая сводка: запрос объяснений и увольнение за прогул

• Письменное объяснение работодатель обязан затребовать до издания приказа, дав работнику два рабочих дня (статья 193 Трудового кодекса РФ).
• Сообщение в мессенджере не является надлежащим письменным требованием: нет реквизитов, подписи уполномоченного лица и фиксации вручения (Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 11.09.2025 по делу № 88-15429/2025).
• Электронный документооборот в трудовых отношениях возникает только по правилам статей 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ; приказ об увольнении из него прямо исключён частью 3 статьи 22.1 Трудового кодекса РФ.
• Увольнение за прогул — дисциплинарное взыскание (статья 192, подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ), поэтому требует оценки уважительности причин и соразмерности (пункты 39 и 53 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).
• Доказывать законность увольнения обязан работодатель (пункт 23 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).
• Последствия незаконного увольнения — восстановление или изменение формулировки, средний заработок за время вынужденного прогула и компенсация морального вреда (статьи 234, 237, 394 Трудового кодекса РФ); срок обращения в суд — один месяц (статья 392 Трудового кодекса РФ).

Таким образом, переписка в мессенджере не заменяет предусмотренную статьёй 193 Трудового кодекса РФ процедуру: работодатель обязан затребовать письменное объяснение, дать на него два рабочих дня и только затем издавать приказ. Работнику, уволенному с нарушением этого порядка, стоит проверить даты в документах и обратиться в суд в течение месяца — процедурная ошибка работодателя сама по себе является основанием для признания увольнения незаконным.

С уважением, адвокат Анатолий Антонов, управляющий партнер адвокатского бюро «Антонов и партнеры».

Адвокатское бюро «Антонов и партнеры» готово оказать юридическую помощь по всем категориям дел в любых регионах России. Эффективно и качественно решаем возникшие у Вас юридические задачи любой сложности.

Получить дополнительную информацию или ознакомиться с нашими услугами по данной теме можно по ссылкам ниже:

• Адвокат по трудовым спорам: что делать в случае незаконного увольнения
• Увольнение за прогул и заявление об отпуске по уходу за ребенком: что допускает закон
• Работодатель объявил выговор за опоздание: как проверить процедуру и оспорить взыскание